Een factuur versturen. Welke eisen zitten hieraan?


Zo moet je altijd de volgende verplichte gegevens vermelden:

Naam en adres

Je moet de volledige naam van je opdrachtgever vermelden, dit betekent de juridische naam. Indien je de handelsnaam noemt moet deze naam wel ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel van de betreffende onderneming.

Ook noem je het volledige adres van je opdrachtgever, alleen een postbusnummer is niet voldoende.

Datum

Je noemt de datum waarop de factuur is uitgegeven. Daarnaast vermeld je de datum waarop jouw goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling, indien van toepassing.

Goederen of diensten

Je moet ook de aard en hoeveelheid van de goederen of diensten die je hebt geleverd noemen. Zo weten jouw opdrachtgever en boekhouder precies over welke order het gaat en of dit klopt met het bedrag dat je factureert.

Bedrag en btw

Ook noem je uiteraard het bedrag dat jij in rekening brengt, exclusief btw.  Je moet vervolgens apart het btw-tarief vermelden dat van toepassing is en op welk bedrag die btw dan uitkomt (het btw-bedrag).

Opeenvolgend nummer

Dit is iets wat veel ondernemers vergeten of fout doen. Je mag je factuur niet zomaar een nummer geven. Elke factuur die je maakt en stuurt krijgt een opeenvolgend factuurnummer. Je mag wel zelf bepalen hoe je deze nummering start, zolang de nummers maar opvolgend zijn en een zekere logica bevatten. Je eerste factuur is bijvoorbeeld factuur nummer 2018001, je tweede factuur heeft factuur nummer 2018002 en zo verder. Deze opeenvolgende nummering is verplicht want zo kan de Belastingdienst bij controle zien of er geen facturen ontbreken. 

Wat is nog meer belangrijk?

Naast deze verplichte gegevens is het belangrijk om te weten dat je de factuur uiterlijk op de 15edag van de maand volgend op de maand waarin je hebt geleverd verstuurd. Ook is het verplicht om je facturen te bewaren in je administratie, de termijn hiervoor is 7 jaar.

Digitaal of papier?

Je bepaalt zelf of je je facturen digitaal of op papier verstuurd. Maar let op: je mag pas digitaal factureren indien een klant hiermee akkoord gaat. Lees hier meer over in onze volgende blog.

Heb je nog vragen over hoe je correcte facturen verstuurd? Laat het ons weten, we helpen je graag!

Deel deze blog