Bij het binnenhalen van veel opdrachten, moet je - met de beschikbare tijd - strategisch jouw aandacht verdelen over al de verschillende werkzaamheden. Omdat je als ZZP’er niet gemakkelijk jouw taken uit handen kan geven aan bijvoorbeeld een collega, ben je op jezelf aangewezen om de taken af te ronden binnen de vastgestelde tijd. Hoe pak je dit effectief aan? Wij zeggen time management!

Wat is Time managment?

Om het hoeveelheid werk voor de afgesproken deadline af te ronden is het belangrijk dat je stelselmatig aan de slag gaat.

Time managment is in zekere zin een vaardigheid die het mogelijk maakt dat je efficiënter aan de slag gaat met de tijd die je hebt en dus productiever bent. Het ontwikkelen van deze vaardigheid kan in het begin lastig zijn, de voordelen zijn het echter waard. Zo levert het toteindelijk meer tijd op en minder stress.

Wij hebben hieronder een aantal praktisch tips voor het ontwikkelen van jouw eigen time management plan.

Time Management Tips

Het opstellen van doelen

Psycholoog Edwin Locke stelde met zijn Goal setting theory dat het hebben van een doel de prestatie van een taak verbetert mits het helder geformuleerd is. Zo moet het doel realistisch én uitdagend zijn. Het afronden van een lastige taak geeft je namelijk een gevoel van trots wat weer leidt tot meer motivatie voor de volgende taken.

Om een duidelijk doel op te stellen, kan je gebruik maken van het SMART principe. Hier moet je voor elk doel de volgende punten nagaan:
1.    Is de doelstelling specifiek genoeg?
2.    Welke meetbare observeerbare waarden kan ik gebruiken om te beoordelen of het doel bereikt is?
3.    Is het doel acceptabel voor de andere (betrokken) partij(en)?
4.    Is het een realistisch doel om te bereiken? (haalbaarheid)
5.    In welke tijdsperiode moet het doel bereikt zijn?

De punten hierboven kan je gebruiken om na te gaan of een doel goed geformuleerd is. Soms moet je een doel splitsen in subdoelen om de haalbaarheid te vergroten. Rome is tenslotte ook niet in een dag gebouwd.

Planning maken: kies prioriteiten

Sommige taken hebben meer urgentie dan anderen. Zoals het beantwoorden van een belangrijke mail. Het is belangrijk om de gestelde taken in te delen op basis van hun deadline. Maak dus een lijstje waarin je de doelen nummert van meest dringend tot niet zo dringend.

Verder is het ook handig om een dagindeling te maken met de doelen die je hebt, zo kan je makkelijker bijhouden hoe ver je bent en welke doelen je al hebt behaald. Overweeg ook om een dag met een taak te beginnen die je met enig gemak kan afmaken; dat geeft energie en een gevoel van voldoening om meer taken af te ronden.  

Creër een productieve omgeving

Om het gemakkelijker te maken voor jezelf dat je jouw doelen behaalt, is het belangrijk om een productieve ruimte te creëren. Ga hierbij na waar je normaal gesproken wordt doorafgeleid en elimineer dat van jouw omgeving. Dit verschilt van persoon tot persoon.

Bijvoorbeeld: Zit je constant op social media? Beantwoord je onnodig snel sommige emails? Werk je thuis in een lawaaierige omgeving?

Er zijn vele manieren om deze problemen aan te pakken. Als er thuis te veel afleiding is kan je bijvoorbeeld naar een flexplek of cafeetje gaan.  Als je telkens de behoeft hebt om op social media te zitten, dan zet je jouw notificaties uit. Gewoontes zijn hardnekkig maar het is te doen.

Vermijd multitasken

Alhoewel men soms denkt dat multitasken prima kan, vaak werkt het averechts.

Als je nagaat dat het werkgeheugen – het gedeelte van het geheugen waarmee je actief mee aan de slag bent – maar een opslagcapaciteit heeft van ongeveer 7 punten (Miller’s Magical Number Seven, Plus or Minus Two), dan kan je correct concluderen dat het snel overbelast raakt. Dit houdt in dat als je aan meerdere taken werkt je maar een klein deel van jouw breincapaciteit gebruikt voor één taak. Jouw werkelijke productiviteit gaat hierdoor dus achteruit bij multitasken!

Pak je Rustmomenten

Het is ook belangrijk om je zelf rust te geven in de zoveel tijd. Een veelgebruikte techniek is hierbij de pomodoro techniek. Hierbij leg je al jouw focus op een bepaalde taak zonder enige afleiding in een bepaalde tijd (vaak 25 minuten). Tussen elke tijdslot neem je 5 of 30 min pauze.  

Verder is het ook belangrijk om je rustmomenten te pakken buiten de tijd dat je niet aan het werk bent. Ga op tijd naar bed, drink alcohol met mate (dit kan namelijk je nachtrust verslechten) en sport een paar keer in de week voor energie.

Review in de zoveel tijd

Tenslotte is het verstandig om in de zoveel tijd (bijv. twee weken) te controleren of alles goed gaat en of je wellicht aanpassingen moet maken in de eerder opgenoemde punten. Gelijk effectief aan de slag gaan met jouw werk en de beschikbare tijd is niet makkelijk – zo kunnen gewoontes in de weg liggen – , dus je mag al trots zijn op de kleine veranderingen. Het is een vaardigheid waar je aan moet werken, de voordelen zijn het immers waard.

Punten waar je wellicht wat bijsturing nodig hebt:
-    Voldoende uitgerust?
-    Niet goed genoeg gecommuniceerd?
-    Te veel taken uitvoeren die niet behoren tot jouw kerntaken?
-    Perfectionistisch?
-    Te nonchalant?
-    Afleiding in jouw omgeving?
-    Tijdsplanning pakte niet uit?

Wat doe jij om efficienter om te gaan met jouw tijd?