Slechts een-derde van alle facturen wordt binnen de afgesproken betalingstermijn betaald en dit percentage blijft dalen. Niet betalende klanten zijn niet alleen erg vervelend, het levert ook een risico op voor jouw bedrijf.  

De redenen voor de te late betaling lopen uiteen: financiële problemen, slordige administratie of zakelijke geschillen kunnen de oorzaak van geen of een te late betaling zijn. Het is van belang om een goed overzicht te houden van jouw openstaande facturen en tijdig actie te ondernemen wanneer een factuur niet betaald wordt. 

Met een goed debiteurenbeleid kun je (lang) openstaande facturen voorkomen. In dit blog lees je wat een goed debiteurenbeleid is.

Wat zijn de voordelen van een actief debiteurenbeleid?

• De betalingsachterstand loopt niet te hoog op;

• Je voorkomt verjaring van jouw vordering;

• De debiteur heeft duidelijkheid over de hoogte van de incassokosten; 

• Jouw dossier is sterker en de kans op een succesvolle inning van de vordering is daarmee hoger;

• De betaling van de incassokosten is gedekt;

Wat is een goed debiteurenbeleid?
Een goed debiteurenbeleid begint binnen jouw bedrijf. Ten eerste is het van belang om duidelijke afspraken te maken met jouw klanten. Als een klant van tevoren duidelijkheid heeft over de hoogte van een factuur die ontvangen zal worden is de kans minder groot dat de klant het niet eens is met de factuur. 

Ook moet je goede afspraken maken over de betalingsvoorwaarden: wat is de betalingstermijn en welke stappen worden ondernomen als de klant zich hier niet aan houdt? De betalingsvoorwaarden kunnen opgenomen worden in de offerte en/of opdrachtbevestiging maar kunnen ook onderdeel zijn van de algemene voorwaarden van jouw bedrijf. 

Jouw debiteur is jouw klant 

Natuurlijk is het in standhouden van de zorgvuldig opgebouwde relatie met jouw klant erg belangrijk. Een debiteur is in de eerste plaats een klant die voor omzet zorgt. Aan de andere kant is het belangrijk dat jouw klanten zich aan de gemaakte afspraken houden en op tijd betalen. 

Een vaak vergeten punt is dat jouw klant meestal geen negatieve reactie heeft wanneer je informeert naar een betaling. Als je klanten vriendelijk herinnert dat er nog een factuur openstaat, is dat een teken dat je jouw zaken op orde hebt.  

Welke stappen kun je nemen voor een goed debiteurenbeheer? 
Stap 1

Controleer de gegevens van een nieuwe klant

Controleer bij een nieuwe klant altijd even het uittreksel bij de Kamer van Koophandel.  Check of het bedrijf nog staat ingeschreven en of de contactgegevens kloppen. Controleer ook of de persoon waar je de afspraken mee maakt wel bevoegd is om deze afspraken te maken. 

Stap 2 

De offerte en de algemene voorwaarden

In de offerte naar jouw klant moeten de gemaakte afspraken duidelijk weergeven worden. De betalingsvoorwaarden kunnen als onderdeel opgenomen worden in de offerte maar deze kunnen ook onderdeel zijn van de algemene voorwaarden van jouw bedrijf. Zorg er in het laatste geval wel voor dat je de algemene voorwaarden op de juiste manier hanteert waardoor deze van toepassing zijn op de offerte.  

Stap 3

De factuur 

De factuur moet duidelijk zijn. Factuurnummer, datum en omschrijving van het geleverde mogen nooit ontbreken. Wacht niet te lang met het versturen van de factuur. De kans op betaling van de factuur is hoger wanneer deze wordt verstuurd als de door jou uitgevoerde werkzaamheden nog recentelijk zijn. 

Stap 4

De herinnering

Heeft jouw opdrachtgever niet betaald binnen de afgesproken betalingstermijn? Stuur de opdrachtgever dan een herinnering waarin je de opdrachtgever wijst op de openstaande factuur. Hierbij is het verzoek om betaling binnen een termijn van 14 dagen gebruikelijk. Schroom niet om een herinnering te sturen. Het beheren van jouw openstaande facturen zal eerder als professioneel worden gezien dan als vervelend. 

Heb je hulp nodig bij het debiteurenbeheer of wil je en incasso-opdracht doorgeven? Neem dan contact met ons op.