Bijna iedere ondernemer krijgt er een keer mee te maken: een niet betalende opdrachtgever. In deze blog bespreek ik de stappen die je in die situatie het beste kunt nemen.  

Stap 1: De reden achterhalen

De eerste stap is het achterhalen van de reden van het uitblijven van de betaling van jouw opdrachtgever. Hierbij zijn verschillende scenario’s mogelijk: 

• Jouw opdrachtgever geeft aan de factuur niet ontvangen te hebben

In de meeste gevallen gaat het hierbij om een smoes om de betaling uit te stellen, echter wil je deze discussie voorkomen, spreek dan duidelijk in de offerte af wat de betalingsvoorwaarden zijn, wanneer je factureert en hoe je factureert. Over het algemeen gaat de rechter er overigens vanuit dat een naar het juiste adres verzonden e-mail aankomt en kun je het verzonden bericht als bewijs gebruiken. Het verzenden van een factuur via de e-mail is daarom bewijstechnisch beter dan via de gewone post. 

Wanneer jouw opdrachtgever stelt de factuur niet ontvangen te hebben, stuur deze dan nogmaals per e-mail, het liefst met een ontvangstbevestiging. Blijft de betaling wederom uit? Onderneem dan de stappen 2 tot en 5 zoals hieronder beschreven. 

• Jouw opdrachtgever is ontevreden over het geleverde werk 

Wanneer de opdrachtgever niet betaald omdat hij niet tevreden is over de door jou geleverde diensten, dan zal dit beoordeeld moeten worden. Uiteraard kun je dit zelf beoordelen, maar veelal is een discussie eerder verholpen wanneer je hier een derde naar laat kijken. Je kunt bijvoorbeeld een jurist inschakelen om te beoordelen of jij je aan de gemaakte afspraken hebt gehouden en (zo niet) wat de gevolgen hiervan zijn.  Lees meer over dit onderwerp in onze blog “Mijn opdrachtgever is niet tevreden over de geleverde diensten: wat nu?” 

Daarnaast kun je in jouw algemene voorwaarden regels opnemen over gebreken aan het product en/of de dienst, alsmede een klachtenprocedure. Daarin kun je bijvoorbeeld opnemen hoe en wanneer een opdrachtgever een geleverde dienst of product moet controleren en wat de opdrachtgever kan doen wanneer deze ontevreden is. Zo heb je altijd duidelijke afspraken om op terug te vallen. 

Wanneer jouw opdrachtgever ontevreden is over het geleverde werk, dan heeft het versturen van herinneringen en/of aanmaningen meestal niet veel zin; de opdrachtgever heeft de vordering (deels) betwist en zal niet gaan betalen aan de hand van brieven. Het is zaak de discussie op te lossen, al dan niet met behulp van een jurist. 

• Jouw opdrachtgever kan de factuur niet betalen

Ook kan het zo zijn dat de opdrachtgever niet betaalt omdat deze onvoldoende financiële middelen heeft. In dat geval is het belangrijk om snel te handelen, in de meeste gevallen ben je namelijk niet de enige schuldeiser. Zorg in ieder geval dat jouw opdrachtgever jouw vordering schriftelijk bevestigd zodat hij of zij hier later niet op kan terugkomen. Start vervolgens de incassoprocedure. De incassoprocedure wordt in de stappen 2 tot en met 5 hieronder beschreven. 

Stap 2:  De herinnering 

Heeft jouw opdrachtgever niet betaald binnen de afgesproken betalingstermijn, stuur de opdrachtgever dan een herinnering waarin je de opdrachtgever attendeert op de openstaande factuur. Hierbij is het verzoek om betaling binnen een termijn van 14 dagen gebruikelijk. Schroom niet om een herinnering te sturen. Het beheren van jouw openstaande facturen zal eerder als professioneel worden gezien dan als vervelend. 

Stap 3 Tweede herinnering 

Heeft jouw opdrachtgever ook niet betaald binnen de door jou gestelde termijn na de eerste herinnering? Dan kun je het beste een tweede herinnering sturen waarin je jouw opdrachtgever nogmaals een termijn van 5 werkdagen geeft om de openstaande factuur te voldoen.

Stap 4 Aanmaning
Mochten de herinneringen niets uithalen, dan is de volgende stap het sturen van een aanmaning. Zet duidelijk bovenaan de brief dat het om een aanmaning gaat. Hierin verzoek je vriendelijk doch dringend om de factuur alsnog te betalen binnen een termijn van 5 werkdagen (de gebruikelijke termijn). Je kunt aangeven dat, indien de vordering binnen 7 dagen nog niet is betaald, jij juridische stappen zult gaan ondernemen.

Stap 5 Het inschakelen van een incassobureau 

Inmiddels heb je minimaal drie keer contact opgenomen met jouw opdrachtgever over de openstaande factuur. Het versturen van nog meer herinneringen zal waarschijnlijk geen verschil gaan maken. Wacht daarom niet te lang en schakel een incassobureau in. In de meeste gevallen werken deze op basis van “no cure, no pay” (doorKees ook).

TIP: Wanneer je klant bent van doorKees, dan zijn voorbeelden van bovengenoemde brieven gratis voor jou beschikbaar. Je hoeft enkel in te loggen in de klantomgeving.