Veel ondernemers zijn niet goed op de hoogte van regels die gelden voor de representatiekosten. Wij zien ondernemers – veelal starters - die vol goede moed zelf hun boekhouding doen. Uiteraard alleen maar goed om dit als ondernemer te leren, maar let wel even op de representatiekosten en de regels die daarvoor gelden. In deze blog leg ik uit wat deze regels inhouden.

Mag je de BTW op representatiekosten terugvorderen?

Het antwoord is ja en nee: als je jouw lunch nuttigt op kantoor dan mag de BTW teruggevorderd worden. Wordt de lunch echter buiten kantoor genuttigd, dan mag de BTW niet teruggevorderd worden.

Zijn de representatiekosten volledig aftrekbaar?

Het antwoord hierop is nee. Je kunt kiezen uit twee opties:

Optie 1: Het drempelbedrag

Je kunt ervoor kiezen gebruik te maken van het drempelbedrag. Dit bedrag is € 4.600,-. Onder dit bedrag zijn de kosten niet aftrekbaar. Al hetgeen je uitgeeft boven dit bedrag is volledig aftrekbaar. Het verschilt per onderneming of dit een voordelige regeling is.

Optie 2: De 80% -20% regeling

Deze regeling is alleen beschikbaar voor ondernemers voor de inkomstenbelasting (eenmanszaken, stichtingen, vennootschappen onder firma en verenigingen). Bij deze regeling is 80% van alle representatiekosten aftrekbaar (20% is dus voor eigen rekening).

Hoe boek je dit dan of hoe wordt dit geboekt?

Je zou denken dat je in dat geval bij ieder bonnetje een splitsing moet maken voor de aftrekbare en niet-aftrekbare representatiekosten, maar dat hoeft niet.

Je boekt namelijk het gehele jaar de kosten in de verlies/winstrekening en pas aan het einde van het boekjaar wordt er één memoriaalboeking gemaakt waarbij je 20% overboekt naar bijvoorbeeld “representatiekosten niet aftrekbaar”. Aan het einde van het boekjaar heb je dan de commerciële winst. Vervolgens worden de niet-aftrekbare bedragen in mindering gebracht en dan spreek je over de fiscale winst. Dit is het bedrag dat belastbaar is voor de inkomstenbelasting.

Heb je nog vragen over dit onderwerp of wil je weten welke regeling voor jou het meest gunstig is?  Neem dan gerust contact met mij op.