Een vereniging van eigenaren is veelal verplicht om minimaal één maal per 12 maanden te vergaderen. Door het Coronavirus liggen de vergaderingen in vrijwel alle VvE's stil. Om te voorkomen dat dit tot problemen gaat leiden heeft de overheid nieuwe (tijdelijke) wet in werking gesteld ("Tijdelijke wet COVID-19"). Deze wet biedt alternatieve mogelijkheden voor overleg en vergaderingen. 

De nieuwe wet 

De wet regelt onder andere het volgende: 

- De rechtspraak kan gedurende de Coronacrisis in gerechtelijke procedures gebruikmaken van elektronische communicatie;

- Algemene vergaderingen bij NV’s en BV’s kunnen digitaal gehouden worden;

- VvE Vergaderingen kunnen gehouden worden door een virtuele samenkomst van de leden. 

Vereniging van eigenaars

Om te voorkomen dat besluiten in een VvE stil komen te liggen (waaronder het goedkeuren van jaarrekeningen, het uitvoeren van onderhoud en het bijstellen van de bijdrage aan het reservefonds), biedt de wet de mogelijkheid om virtuele vergaderingen te houden. VvE’s zijn gebonden aan statuten en reglementen, waarin o.a. de termijnen voor het houden van een vergadering ligt vastgelegd. Deze termijnen kunnen nu tijdelijk door het bestuur worden verlengd met ten hoogste 6 maanden. 

Virtuele vergadering

Net als bij de algemene vergaderingen van de NV’s en BV’s kunnen ook VvE’s tijdelijk digitaal vergaderen met hun leden. Volgens de wet zijn hier wel een aantal voorwaarden aan verbonden:

1.  De vergadering moet voor de leden langs elektronische weg te volgen zijn.

2. De leden moeten uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld.

3.  De vragen moeten vervolgens uiterlijk tijdens de vergadering worden beantwoord en deze antwoorden moeten op de website van de vereniging worden geplaats of via een elektronisch communicatiemiddel toegankelijk worden gemaakt. 

4. Gedurende de vergadering moeten de leden de mogelijkheid hebben om vragen te kunnen stellen, tenzij dit in het licht van de omstandigheden niet kan worden gevergd. 

5. Voor zover de statuten niets bepalen over het stemrecht, mag het bestuur bepalen dat het stemrecht enkel kan worden uitgevoerd door middel van een elektronisch communicatiemiddel of enkel kan worden gestemd in de vergadering. 

Uitstellen van vergaderingen

Uiteraard kunnen digitale vergaderingen problemen opleveren bij VvE’s,  omdat sommige leden het digitaal vergaderen niet begrijpen en liever een ‘echte’ vergadering hebben. Vandaar dat de wet ook de mogelijkheid biedt om de toepasselijke termijnen met 6 maanden uit te stellen. Dit is o.a. mogelijk voor algemene vergaderingen en het opstellen van de jaarrekeningen. 

Tijdelijk 

Zoals de naam van het wetsvoorstel al aangeeft gaat het hier om een tijdelijke wet. De wet zal een terugwerkende kracht hebben tot en met 23 maart 2020 en de wet zal per 1 september 2020 vervallen. 

Heb jij als VvE-bestuurder of VvE-lid vragen in verband met deze nieuwe wet? Neem dan gerust contact met ons op.